Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) для ИП на УСН

Отчётность в деле индивидуального предпринимательства не менее важная процедура, чем получение прибыли. Так как в том случае, если в не будете правильно вести отчётные документы, штрафы от проверяющих органов сведут результат вашей коммерческой деятельности на нет.

Так, например, если предприниматель работает на «упрощёнке», для него должно быть важным вести КУДиР — книгу учёта доходов и расходов.

Формат ведения книги

В основе формата КУДиР лежит запись в хронологическом порядке всех операций по доходам и расходам за определённый этап. Этап этот равен отчётному периоду по налогам, то есть году.

К каждой записанной в книге операции должны прилагаться подтверждающие эту операцию документы, а их данные также должны быть отражены в книге. Документы могут являть собой чеки по совершённым операциям, кассовые ордера или любые другие варианты, которые формируются во время совершения операции.

КУДиР хранится предпринимателем в течение четырёх лет и предоставляется по запросу проверяющего органа. При этом, необходимости каким-либо образом заверять книгу в налоговом ведомстве или другом органе нет.

В том случае, когда деятельность в определённый отчётный период не ведётся, книга всё равно формируется. Просто при условии, что нет ни доходных, ни расходных операций, формировать нужно будет нулевую книгу.

В случае, когда вы не предоставляете КУДиР по запросу проверяющего, вам формируется штраф. Если речь идёт об отсутствии нулевой книги доходов и расходов, то штраф будет небольшим (порядка 200 рублей). Но при отсутствии книги на тот период, когда деятельность велась, санкции будут гораздо значительнее.

Допустимо, чтобы книга велась как в электронном формате на компьютере, так и в виде бумажного журнала.

Если вы собирайтесь вести бумажную книгу учёта, то нужно будет предварительно пронумеровать все страницы и прошить. Также количество страниц книги указывается на последней странице. Книгу заверяют подписью ИП, если есть — то и печатью.

В случае наличия исправлений в журнале, каждая пометка должна снабжаться заверением с помощью подписи и печати, либо приложенным удостоверяющим верность исправления документом.

Когда ведётся журнал в электронном формате, его в конце распечатывают и также прошивают и подписывают.

Сдавать КУДиР в налоговую инспекцию не нужно.

Как заполнять книгу учёта доходов и расходов

Книга сама делится на несколько важных частей. Разберёмся подробнее, что представляет собой каждая такая часть:

Титульный лист

• Строка «форма ОКУД» остаётся пустой.
• «Объект налогообложения». Тут вы пишите свою систему отчётности по налогам — «доходы» или «доходы минус расходы».
• «ОКПО» — здесь нужно обозначить код, который вы увидите, получив при регистрации письмо из Росстата.
• В остальные графах не забудьте заполнить ФИО, адрес, расчётный счёт и ИНН.

Первый раздел КУДиР

Делим этот раздел на четыре таблицы в формате пяти граф. Четыре — потому что заполнение идёт по каждому кварталу. Пять граф такие:

1. Порядковое обозначение записи (номер)
2. Подтверждающий операцию документ (дата и номер)
3. Обозначение цели операции (Например: «Оплата по договору номер такой-то за такую-то услугу»)
4. Доход, который будет участвовать в начислении налога.
5. Расход, который участвует при формировании налога (Это для тех ИП, которые выбрали «упрощёнку» и заполняют книгу с объектом налога «доходы минус расходы»).

Второй раздел

Предназначается для записи расходных позиций. Опять же — только для тех, у кого в объекте налогообложения значится «доходы минус расходы». Здесь будут числиться вещи, на которые пришлось потратить ту или иную сумму, чтобы из этого получился продукт (помещения, материалы и прочее). А также сюда будут вписываться нематериальная составляющая — авторские права, товарные знаки и прочее.

Третий раздел

Здесь предпринимателю предстоит рассчитывать убытки. И не только в текущем периоде. В третий раздел книги также можно вписывать те убытки, которые вы пожелали перенести с прошлых периодов.

Четвёртый раздел

Отдельная часть для просчётов тех расходов, которые будут действовать на уменьшение налоговой суммы. Если у вас УСН объектом налогообложения которой являются «доходы». Это страховые выплаты во внебюджетные фонды — за всех наёмных работников и за себя.

Штрафы, как и в любом другом случае не несут ничего приятно, но исправно накладываются на предпринимателя, если тот допускает заполнение книги учёта с отклонениями от правил. В случае КУДиР, санкционные суммы начинаются от десяти тысяч рублей.

Особенности заполнения КУДиР

• Заполнение происходит на русском языке исключительно
• Отдельную книгу учёта нужно заполнять на каждый новый отчётный период
• Соблюдайте правило заполнения доходов и расходов. Это разные строки.
• Когда заполняется графа доходов, необходимо вписывать уточнение вида — что это, аванс, или что-то иное.
• Датой получения дохода по КУДиР считает день поступления денег
• В качестве расходов рассматриваются только прямые траты в целях получения товаров или услуг.
• Датой совершения расхода по книге будет день списания средств или выдачи из кассы.
• Дата расхода денег на товар, который потом должен быть реализован — это дата именно реализации товара.
• Также и с услугами по логистике, хранению и обслуживающим действиям. Дата расхода по этим операциям — это дата предоставления этих услуг.
• В книге нужно указывать каждый чек для потребителя. Либо же создаётся один ордер на совокупность нескольких операций.
• НДС выделяется в отдельную строку
• Если ваши сотрудники получают и аванс, и основную часть зарплаты, обе операции отражаются в КУДиР. Если речь о выдаче денег наличными из кассы фирмы, то в книге отражается помимо номер кассового ордера так же номер ведомости.

Книга учёта собирает в себе все данные по деятельности ИП, связанные с движением средств. В ней, при верном заполнении, можно найти и заработные платы, и деньги на коммуналку, страховые взносы и расходы по амортизации...

Итог

Книга учёта доходов и расходов — важный документ в деятельности ИП. Он необходим не только потому что этого требует проверочный орган. Книга — отличная база для сохранения порядка в фирме. Если вы будете постоянно практиковать её заполнение, то у вас никогда не возникнет ситуаций с потерей той или иной документации и бухгалтерским учётом, а также не возникнет внештатных ситуаций с проверками от ФНС.